Leistungen

Sechs Stellen, an denen wir wirklich helfen können.

CAFM ist die Disziplin der Pflege, nicht die Disziplin der Auswahl.

Keine Modellwelten, keine PowerPoint-Landschaften. Arbeit am tatsächlichen System, mit den Daten, die da sind, und den Menschen, die es nutzen. Die Bereiche hängen meistens zusammen. Wir fangen dort an, wo es am meisten klemmt.

Vorgehen

Wie wir arbeiten: fünf Schritte, ohne PowerPoint-Theater

  1. 01

    Verstehen, nicht annehmen

    Wir starten mit ehrlicher Diagnose: Welche Prozesse laufen wirklich? Welche Daten taugen, welche nicht? Wo arbeitet die Organisation am System vorbei, und warum? Eine Bestandsaufnahme, die manchmal weh tut, aber Grundlage für alles Weitere ist.

  2. 02

    Fokussieren statt Totalanspruch

    Nicht alles gleichzeitig reparieren. Zwei oder drei Kernprozesse mit dem größten Hebel: dort fangen wir an. Erst wenn die laufen, erweitern wir.

  3. 03

    Quick Wins, die Vertrauen schaffen

    In den ersten vier Wochen muss sich etwas spürbar verbessern. Ein Report, der stimmt. Ein Workflow, der nicht mehr umgangen wird. Diese frühen Erfolge sind wichtiger als der perfekte Masterplan, und sie tragen den Rest der Veränderung.

  4. 04

    Struktur, die hält

    Klare Verantwortlichkeiten: Namen, nicht Funktionen. Datenmodelle, Rollen und Workflows verbindlich. Eingabe­qualität vor Bereinigung. Sonst fließt morgen wieder Müll nach.

  5. 05

    Befähigen, nicht nur schulen

    Schulung als wiederkehrendes Format mit internen Multiplikatoren, nicht Einzeltermin am Projektende. Führungskräfte einbinden, nicht umgehen. Begleitung in den Betrieb hinein, weil Monat drei der gefährlichste ist, nicht der Kickoff.

Das ist kein starres Drehbuch. Bei jedem Kunden landen wir an einer anderen Stelle in dieser Schleife. Manchmal überspringen wir 03, manchmal hängen wir lange in 01. Aber die Reihenfolge der Logik bleibt.

01 Customizing & Programmierung

Funktion bauen, wo der Baukasten endet.

waveware® ist als Baukasten gebaut: modular, konfigurierbar, erweiterbar. Die meiste Projektarbeit passiert im Customizing: Module passend schneiden, Masken und Workflows an die Prozesse anlegen, Schnittstellen zu Drittsystemen aufsetzen.

Wo der Baukasten endet, programmieren wir. Saubere Erweiterungen, dokumentiert, so dass spätere Upgrades nicht darüber stolpern. 30 Jahre IT-Erfahrung stehen dahinter: Datenbanken, Webservices, ETL-Strecken, in den letzten Jahren zunehmend KI-Integration. waveware® selbst bauen wir nicht. Das ist Sache von LOY & HUTZ. Alles drumherum, was waveware® erst zum funktionierenden System Ihrer Organisation macht, ist unsere Arbeit: Customizing, Erweiterungen, Schnittstellen, KI-Anbindung. Alles, was zwischen Standard-Software und Ihrem Betrieb liegt.

Wie das konkret aussieht

  • Konfiguration, wann immer möglich. Jede Zeile Code, die nicht geschrieben wird, ist ein Upgrade-Risiko weniger. Wir pumpen nichts in den Standard, was sich auch als Parameter lösen lässt.
  • Erweiterungen mit klarem Scope. Wo wir programmieren, dokumentieren wir Anforderung, Schnittstelle und Testpfad. Nichts, was bei der nächsten Übergabe schweigt.
  • Schnittstellen, die wartbar bleiben. ERP, HR, Ticketing, IoT. Verbindungen, die nicht bei jedem Release-Wechsel brechen.
  • KI-Integration, wo es trägt. LLM-gestützte Auswertungen, automatisierte Dokumentenverarbeitung, vorausschauende Analysen, aber erst, wenn die Datenbasis es hergibt.
02 Datenqualität

Daten, die tragen. Pragmatisch, nicht perfekt.

Gute Daten sind kein Selbstzweck. Sie sind die Voraussetzung dafür, dass sich alles andere lohnt: Prozesse, Reporting, Automatisierung, KI. Ohne sie baut man auf Sand.

Wir nähern uns Datenqualität über drei Dimensionen: Vollständigkeit, Aktualität, Konsistenz. In dieser Reihenfolge. Perfektionismus ist hier kein Maßstab. Was zählt, ist ob die Daten für den Zweck taugen, für den sie gebraucht werden.

Wie das konkret aussieht

  • Bestandsaufnahme mit Metrik. Wir messen den tatsächlichen Zustand. Keine Bauchgefühle, sondern Prozentsätze: welcher Anteil der Objekte hat welche Pflicht-Attribute, wie aktuell sind sie, wie konsistent sind sie zur Realität.
  • Strukturen, die tragen. Kategorien, Klassifikationen, Nummernkreise, Attributlisten, so gestaltet, dass sie in drei Jahren noch Sinn ergeben, nicht nur für das aktuelle Projekt.
  • Pflege als Prozess. Ein einmaliger Datenbereinigungs-Sprint hält bestenfalls zwei Jahre. Was dauerhaft trägt, ist ein klarer, eingeübter Pflegeprozess mit Verantwortlichen.
  • Massendaten-Bearbeitung. Wo nötig arbeiten wir mit unseren Partnern an großen Datenmengen: Flächenerfassung, Anlagenerfassung, BIM-Anbindung.
  • Flächendaten und CAD-Pflege. Bestehende Grundrisse anpassen, Polygonisierung, Umzüge und Flächen­anpassungen direkt im CAFM-Datenbestand nachziehen, mit eigener CAD-Abteilung. Neue Grundrisse zeichnen Architekten, die Brücke zwischen Plan und Daten bauen wir.
03 Prozesse

Prozesse, die funktionieren. Nicht nur auf dem Papier.

Die beste Konfiguration nützt nichts, wenn die Prozesse um das System herum brüchig sind. Wir denken Prozesse vor der Software und richten das System daraufhin aus, nicht andersrum.

Automatisierung und KI kommen erst, wenn diese Basis steht. Nicht als Selbstzweck, sondern an den Stellen, an denen sich der Aufwand amortisiert, und mit der Ehrlichkeit zu sagen, wo das nicht der Fall ist.

Wie das konkret aussieht

  • Prozesse, bevor Systeme. Erst klären, wie gearbeitet werden soll, dann das System daraufhin konfigurieren. Nicht andersrum.
  • Schnittstellen und Integration. CAFM hängt selten allein im Raum: ERP, HR, Ticketing, IoT-Sensorik. Wir sorgen dafür, dass die Grenzen zwischen den Systemen wissen, wo sie sind und was sie zu tun haben.
  • Automatisierung, wo es sich lohnt. Wir nehmen uns die Stellen vor, an denen der Aufwand sich wirklich amortisiert. Und wir sagen es, wenn das nicht der Fall ist.
  • Arbeitsanweisungen, die überleben. Kein PDF auf dem Laufwerk, sondern Prozesse, die im System leben und bei Personalwechsel nicht verschwinden.
04 Befähigung

Menschen, die das System wirklich nutzen. Dauerhaft.

Jede Einführung scheitert oder gelingt mit den Menschen, die hinterher damit arbeiten. Befähigung ist bei uns kein Schulungstermin am Projektende. Sie läuft parallel zum System mit, vom ersten Prozessdesign bis tief in den Betrieb.

Führungskräfte sind dabei keine Zaungäste, sondern die eigentlichen Multiplikatoren. Ohne sie zerfällt jede Einführung nach drei Monaten.

Wie das konkret aussieht

  • Schulung als Format, nicht als Einzeltermin. Kurze, wiederkehrende Einheiten statt Mammut-Workshops, die nach sechs Monaten verdampfen.
  • Interne Multiplikatoren aufbauen. Menschen im Haus, die weitergeben können, was sie selbst verstanden haben. Nachhaltiger als jede externe Betreuung.
  • Führungskräfte einbinden, nicht umgehen. Wer die Menschen führt, muss das System mittragen, sonst zerfällt die Einführung in den ersten Monaten wieder.
  • Begleitung in den Betrieb hinein. Der Moment, in dem Unterstützung am meisten zählt, ist nicht der Kickoff, sondern Monat drei, wenn die ersten Routinen wackeln.
05 CAFM Reanimation

Systeme, die feststecken. Wieder in Bewegung bringen.

CAFM-Systeme, die einmal mit viel Aufwand eingeführt wurden und heute nur noch auf halber Flamme laufen. Die Daten sind alt, die Prozesse wurden umgebaut, die ursprünglichen Ansprechpersonen sind nicht mehr im Haus. Genau hier arbeiten wir.

Die einfache Lösung wäre: neu einführen. Die meistens bessere: das bestehende System wieder an das heutige Geschäft anschließen. Das ist deutlich günstiger, bewahrt das investierte Wissen und produziert weniger Kollateralschaden in den Fachabteilungen.

Wie das konkret aussieht

  • Ursachenanalyse. Warum wird das System nicht mehr genutzt? Meistens sind es drei Gründe gleichzeitig: fehlende Datenpflege, veränderte Prozesse, abgewanderte Anwenderkompetenz. Wir trennen das sauber.
  • Datenbestand sichten und reparieren. Nicht perfekt machen, sondern funktionsfähig. Dazu gehört Bereinigung, Nacherfassung dort wo nötig, und eine klare Regel, was ab jetzt gepflegt wird.
  • Konfiguration an die heutigen Prozesse anpassen. Meistens sind Stammdaten-Strukturen, Berechtigungen und Workflows auf einem Stand aus der Einführungsphase. Die passen nicht mehr.
  • Wiederanschluss an die Organisation. Schulungen, kurze Handreichungen, interne Multiplikatoren. Nicht als einmaliger Kraftakt, sondern als wiederkehrendes Format.
06 Neue Arbeitswelten

Hybrid Work, Desk Sharing, ABW. Strategisch und praktisch.

Neue Arbeitswelten sind keine Möblierungsfrage. Sie sind die Schnittstelle zwischen Raum, Organisation und Daten, und funktionieren nur, wenn alle drei Ebenen mitgedacht werden.

Wir begleiten von der strategischen Entscheidung bis in die operative Umsetzung. Datenbasiert, weil Flächen- und Belegungsdaten die ehrlichste Grundlage für diese Gespräche sind sind. Und mit den Führungskräften, weil ohne sie jedes Raumkonzept in den ersten Monaten wieder zerfällt. Wenn ein Konzept anschaulich werden muss, ergänzen wir mit eigener 3D-Planung.

Zum Arbeitswelten-Bereich →
Häufige Fragen

Was uns Kunden vor dem ersten Gespräch fragen.

Arbeitet IBS nur mit waveware® oder auch mit anderen CAFM-Systemen?

Unser Schwerpunkt liegt bei waveware®, weil wir die Plattform seit 2005 betreuen und die Tiefe kennen. Bei Datenqualität, Prozessberatung und neuen Arbeitswelten arbeiten wir systemunabhängig. Dort zählt die Struktur im Betrieb, nicht das Logo auf dem Screenshot. Wenn ein Kunde ein anderes System einsetzt und uns einlädt, prüfen wir im Vorgespräch, wo wir substanziell helfen können und wo nicht.

Gibt es eine Mindestgröße für Projekte?

Nein, aber eine Mindest-Ernsthaftigkeit. Wir machen keine Ein-Tages-Workshops, aus denen hinterher niemand etwas tut. Das ist für beide Seiten Zeitverschwendung. Der typische Einstieg ist eine strukturierte Analyse mit klarem Ergebnis (zwei bis vier Wochen), von der aus entschieden wird, ob und wie es weitergeht.

Wer macht bei einer Datenbereinigung die eigentliche Arbeit, Sie oder wir?

Beide, und das ist bewusst so. Wir strukturieren das Vorgehen, bauen Regeln und Prüfroutinen, moderieren Entscheidungen. Ihr Team bringt das Domänenwissen mit, ohne das keine Bereinigung stabil wird. Projekte, in denen ein Berater allein im stillen Kämmerlein aufräumt, fallen erfahrungsgemäß nach sechs Monaten wieder auseinander.

Wie rechnen Sie ab, Festpreis oder nach Aufwand?

Das hängt von der Phase ab. Analyse- und Konzeptphasen bieten wir gern als Festpreis an, weil der Scope klar umreißbar ist. Längere Umsetzungsprojekte laufen meist auf Aufwand mit transparentem Monats-Reporting. Alles andere ist Augenwischerei, weil niemand seriös voraussagen kann, was bei Datenbereinigung in Monat vier zutage kommt. Wir sprechen vor Vertragsbeginn ehrlich über beide Varianten.

Lohnt sich ein Gespräch?

Wenn Sie in einem dieser sechs Bereiche etwas konkret machen wollen (oder erst noch einordnen müssen, wo Sie stehen): schreiben Sie uns. Wir antworten schnell.

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