In fast jeder Organisation gibt es sie: die inoffizielle Excel-Liste.
Sie heißt “Anlagenübersicht_aktuell_neu_final_v3.xlsx”. Sie liegt auf einem Laufwerk, das eigentlich nicht für operative Daten gedacht ist. Drei Leute pflegen sie. Fünfzehn nutzen sie. Und sie enthält Informationen, die laut Projektplan längst im CAFM-System stehen sollten.
Wenn man fragt, warum diese Liste existiert, bekommt man Antworten wie: “Im System dauert das ewig.” Oder: “Da finde ich nie, was ich suche.” Oder, besonders ehrlich: “Das hat schon immer so funktioniert.”
Das CAFM-System ist installiert. Es funktioniert. Es könnte alles, was die Excel-Liste kann, und mehr. Und trotzdem gewinnt Excel.
Warum?
Die Rationalität des Umgehens
Der erste Impuls ist, das Problem bei den Menschen zu suchen. Veränderungsresistenz. Bequemlichkeit. Mangelnde Schulung.
Das ist zu einfach.
Menschen sind keine Maschinenstürmer. Sie umgehen Systeme nicht aus Prinzip. Sie umgehen sie, wenn der Aufwand des Umgehens geringer ist als der Aufwand der Nutzung.
Das ist keine Sturheit. Das ist Effizienz.
Wenn ich für eine simple Abfrage acht Klicks brauche, aber in meiner Excel-Liste einen, dann wähle ich Excel. Wenn ich im System erst suchen muss, wo ich etwas eintrage, aber in meiner Liste den Cursor einfach nach unten setze, dann wähle ich die Liste. Wenn das System mir Pflichtfelder aufzwingt, die für meinen Anwendungsfall irrelevant sind, dann wähle ich den Weg drumherum.
Die Excel-Liste ist keine Rebellion. Sie ist ein Symptom.
Was die Umgehung verrät
Jede Workaround-Liste ist ein Stück Feedback. Sie sagt etwas über die Lücke zwischen dem, was das System anbietet, und dem, was die Menschen brauchen.
Feedback über Usability.
Wenn Menschen lieber mit Excel arbeiten als mit dem CAFM-System, ist die Oberfläche oft das Problem. Zu viele Klicks. Zu komplizierte Navigation. Zu wenig Orientierung. Das System wurde für Vollständigkeit gebaut, nicht für Alltagstauglichkeit.
Feedback über Prozesse.
Manchmal passt der Workflow im System nicht zur Realität. Der offizielle Prozess sagt: Störmeldung erfassen, kategorisieren, zuweisen, dokumentieren, abschließen. Die Realität sagt: Hausmeister anrufen, Problem lösen, weiter geht’s. Das System bildet ab, wie es sein sollte. Excel bildet ab, wie es ist.
Feedback über Datenqualität.
Wenn Menschen den Daten im System nicht trauen, bauen sie eigene Listen. Nicht weil sie das System nicht mögen, sondern weil sie sich auf ihre eigenen Daten verlassen können. Sie wissen, wer eingetragen hat. Sie wissen, wann zuletzt aktualisiert wurde. Sie haben Kontrolle.
Feedback über Schulung.
Manchmal wissen Menschen schlicht nicht, dass das System kann, was sie in Excel machen. Die Schulung liegt zwei Jahre zurück. Der Funktionsumfang ist gewachsen. Aber niemand hat gezeigt, wie man die neuen Features nutzt.
Die drei Typen der Umgehung
Nicht jede Excel-Liste ist gleich. Es hilft, drei Typen zu unterscheiden.
Typ 1: Die Brücke.
Diese Liste überbrückt eine echte Funktionslücke. Das System kann etwas nicht, was gebraucht wird. Also baut jemand eine Behelfslösung. Diese Listen sind wertvoll – sie zeigen, was fehlt. Die richtige Reaktion: Prüfen, ob das System erweitert werden kann oder sollte.
Typ 2: Der Spiegel.
Diese Liste bildet ab, was das System auch kann – nur anders. Einfacher, schneller, übersichtlicher. Sie ist ein Spiegel der Usability-Probleme. Die richtige Reaktion: Die Oberfläche überdenken, Shortcuts einbauen, Ansichten optimieren.
Typ 3: Das Relikt.
Diese Liste stammt aus der Zeit vor dem System und wurde nie abgelöst. Niemand hat aktiv entschieden, sie zu behalten. Sie existiert aus Gewohnheit. Die richtige Reaktion: Behutsam auslaufen lassen, aber verstehen, warum sie so hartnäckig ist.
Was CAFM von Excel lernen kann
Excel ist kein Feind. Excel ist ein Vorbild.
Warum lieben Menschen Excel?
Sofortige Sichtbarkeit. Alles liegt vor einem. Keine verschachtelten Menüs, keine versteckten Funktionen. Die Daten sind da, sichtbar, greifbar.
Niedrige Einstiegshürde. Man kann sofort loslegen. Keine Anmeldung, keine Rechtevergabe, keine Schulung. Öffnen, tippen, speichern.
Flexibilität. Wenn ein Feld fehlt, fügt man eine Spalte ein. Wenn ein Format nicht passt, ändert man es. Excel macht, was der Nutzer will, nicht umgekehrt.
Kontrolle. Meine Datei, meine Struktur, meine Verantwortung. Ich weiß, was drin ist. Ich weiß, was ich geändert habe. Ich bin nicht abhängig von einem System, das ich nicht durchschaue.
CAFM-Systeme können nicht all das bieten – sie sind auf Konsistenz und Kontrolle ausgelegt, nicht auf maximale Flexibilität. Aber sie können sich fragen: Wo machen wir es unnötig schwer? Wo zwingen wir Menschen in Strukturen, die ihrem Arbeitsalltag widersprechen?
Der Weg aus dem Dualismus
Excel zu verbieten funktioniert nicht. Menschen finden Wege. Und Verbote erzeugen Widerstand, keinen Wandel.
Was funktioniert:
Das System so gut machen, dass Excel nicht mehr gewinnt.
Klingt banal, ist aber der Kern. Wenn die häufigsten Anwendungsfälle im System schneller gehen als in Excel, werden Menschen das System nutzen. Nicht aus Gehorsam. Aus Eigeninteresse.
Das bedeutet: Die wichtigsten Workflows identifizieren und radikal vereinfachen. Klicks zählen. Ladezeiten messen. Jede Hürde hinterfragen.
Die Excel-Listen analysieren statt bekämpfen.
Jede inoffizielle Liste ist eine Fundgrube. Welche Felder werden gepflegt? Welche Struktur hat sich etabliert? Welche Informationen sind offenbar wichtig, aber im System nicht abbildbar?
Die besten CAFM-Optimierungen beginnen mit dem Studium der Excel-Listen.
Übergänge bauen.
Manchmal ist der Sprung vom gewohnten Weg zum System zu groß. Dann helfen Zwischenschritte. Import-Funktionen, die Excel-Daten übernehmen. Export-Funktionen, die vertraute Ansichten erzeugen. Schnittstellen, die beide Welten verbinden, während der Übergang läuft.
Erfolgsgeschichten erzählen.
Wenn jemand im System etwas schneller, besser, einfacher hinbekommt als vorher in Excel – dann ist das eine Geschichte, die erzählt werden muss. Nicht vom Projektleiter. Von Kollege zu Kollege. “Wusstest du, dass du das auch so machen kannst?”
Die eigentliche Frage
Warum nutzen Menschen das System nicht? Das ist die falsche Frage.
Die richtige Frage: Was müsste anders sein, damit sie es freiwillig nutzen?
Freiwillig ist das Schlüsselwort. Systeme, die nur funktionieren, weil jemand kontrolliert, sind fragil. Systeme, die funktionieren, weil sie besser sind als die Alternative, sind robust.
Excel ist die Messlatte. Nicht der Feind.
Wer das versteht, hört auf, gegen Excel zu kämpfen. Und fängt an, von Excel zu lernen.
Im nächsten Artikel schauen wir uns die drei häufigsten Datenfehler in CAFM-Systemen an – und wie man sie vermeidet, bevor sie entstehen.