Es ist Dienstagvormittag, 10 Uhr. Das Büro ist voll. Alle Meetingräume belegt. An der Kaffeemaschine Schlange. Im Großraum summt es.

Es ist Freitagnachmittag, 15 Uhr. Dasselbe Büro. Drei Menschen auf einer Fläche für achtzig. Die Klimaanlage kühlt leere Schreibtische.

Beides ist dasselbe Unternehmen, in derselben Woche.

Die Präsenz ist ungleich verteilt

Seit der Pandemie hat sich etwas verschoben, das nicht wieder vollständig zurückkommt. Viele haben erlebt, dass Arbeit auch anders geht, nicht für alle und nicht immer, aber für viele und oft.

Auch die Rückkehr-ins-Büro-Vorgaben der letzten zwei Jahre haben daran weniger geändert, als manche Schlagzeile nahelegt. Ich würde vorsichtig sagen: Die Dienstage sind voller geworden, die Freitage kaum.

Die Zahlen schwanken je nach Branche und Studie. In vielen Wissensarbeits-Umgebungen liegt die durchschnittliche Büropräsenz irgendwo zwischen 40 und 60 Prozent, also bei zwei bis drei Tagen pro Woche.

Manche Unternehmen haben darauf reagiert, Flächen verkleinert, Konzepte angepasst, Desk Sharing eingeführt. Andere warten ab, halten die Flächen vor und hoffen, dass sich die Frage von selbst erledigt. Dass wieder alle jeden Tag kommen, halte ich für unwahrscheinlich.

Der Trugschluss der einfachen Rechnung

Wenn die Leute nur noch halb so oft da sind, braucht man nur noch halb so viel Fläche. Das klingt logisch und geht trotzdem nicht auf. Die Rechnung übersieht drei Dinge.

Erstens: die Spitzentage. Dienstag, Mittwoch, Donnerstag kommen die meisten. Weil Meetings sind, weil die Chefin da ist, weil man sich dann sieht. Montag und Freitag bleibt es ruhig.

Ein Beispiel: An drei Tagen kommen 80 Prozent der Belegschaft, an zwei Tagen 10 Prozent. Im Schnitt ergibt das gut 50 Prozent Präsenz. Platz brauchen Sie trotzdem für 80.

Zweitens: die Teamtage. Hybrides Arbeiten funktioniert nur, wenn Teams sich abstimmen. Kommt das Marketing montags und die IT donnerstags, begegnen sie sich nie. Also verabredet man sich, das ganze Team kommt dienstags, und plötzlich braucht jedes Team seine Fläche zur selben Zeit.

Drittens: die Besprechungsräume. Wer seltener im Büro ist, nutzt die Zeit dort anders: weniger Einzelarbeit am Schreibtisch, mehr Austausch und Meetings. Der Bedarf an Arbeitsplätzen sinkt, der an Besprechungsräumen steigt. Und die brauchen auch Quadratmeter.

Drei Wege und ihre Folgen

Wer die eigene Flächenstrategie überdenkt, hat im Kern drei Möglichkeiten.

Fläche halten. Alles bleibt, wie es ist. Die Kosten laufen weiter, dafür gibt es einen Puffer, falls doch mehr Leute kommen, und man spart sich den Aufwand einer Veränderung. Der Haken: Die Kosten sind real, der Puffer ist theoretisch. Und je länger man wartet, desto schwerer wird die Anpassung.

Fläche reduzieren. Man gibt Flächen ab, zieht zusammen, kündigt Mietverträge. Das kann viel Geld sparen, Immobilienkosten gehören meist zu den größten Kostenblöcken nach dem Personal. Der Haken: Eine Reduktion braucht Vorlauf für Kündigungsfristen, Umbau und Umzug, und sie lässt sich schwer rückgängig machen. Wer zu viel abgibt, sitzt in der Klemme, wenn der Bedarf wieder steigt.

Fläche umwidmen. Die Quadratmeter bleiben, werden aber anders genutzt. Weniger feste Einzelplätze, mehr Flächen für Zusammenarbeit, mehr flexible Zonen. Das Büro wird eher zum Ort der Begegnung. Der Haken: Auch das kostet, für Umbau, Möbel und Technik. Und es braucht ein Konzept, das zur tatsächlichen Arbeitsweise passt. Sonst stehen am Ende schicke Zonen leer.

Was Sie vor der Entscheidung wissen sollten

Viele Flächenentscheidungen beruhen auf Annahmen. Man glaubt, dass die Leute dienstags kommen, schätzt die Auslastung auf 60 Prozent und vermutet, dass die Besprechungsräume das eigentliche Problem sind. Für Entscheidungen dieser Größenordnung ist das zu wenig. Was es braucht, sind Daten.

Belegungsdaten: Wie viele Menschen sind tatsächlich wann im Gebäude? Gemessen, nicht geplant.

Nutzungsdaten: Welche Bereiche werden genutzt, welche stehen leer? Welche Besprechungsräume sind ständig ausgebucht, welche verwaist?

Buchungsdaten: Wie verhalten sich Buchungen zur tatsächlichen Nutzung? Wie oft wird gebucht und dann doch niemand erscheint?

Bedarfsdaten: Was sagen die Mitarbeiter selbst? Welche Arbeitsformen brauchen sie, wo fehlt etwas, was ist überflüssig?

Ohne diese Grundlage bleibt jede Flächenentscheidung ein Ratespiel mit hohem Einsatz.

Die Rolle des Facility Managements

Über Flächen wird oft ganz oben entschieden. Finanzen, Personal und Geschäftsführung sitzen am Tisch, das Facility Management liefert zu, wenn es gut läuft.

Ich finde, FM gehört mit an diesen Tisch, als Fachinstanz. FM weiß, wie Flächen tatsächlich genutzt werden, hat die Daten oder könnte sie haben und versteht die Folgen einer Entscheidung im Betrieb, die andere nur aus der Präsentation kennen.

Die Voraussetzung ist, dass FM diese Daten auch liefern kann: aktuell, verlässlich und so aufbereitet, dass man damit entscheiden kann. Dafür braucht es Systeme, die Belegung und Nutzung erfassen, und Abläufe, die daraus Auswertungen machen. Dann wird aus dem Verwalter jemand, dessen Einschätzung die Geschäftsführung einholt, bevor sie entscheidet.

Fünf Fragen für den Anfang

Wer die eigene Flächenstrategie angehen will, kann mit fünf Fragen beginnen:

Wie hoch ist unsere tatsächliche Belegung, nicht im Durchschnitt, sondern an den Spitzentagen?
Welche Flächen sind dauerhaft untergenutzt, gibt es ganze Etagen oder Zonen, die meist leer stehen?
Wo entstehen Engpässe: bei Besprechungsräumen, ruhigen Arbeitsplätzen, Sozialflächen?
Was wollen unsere Mitarbeiter, und welche Arbeitsumgebungen suchen sie tatsächlich?
Welche Daten haben wir schon, und welche fehlen uns für eine fundierte Entscheidung?

Die Antworten werden nicht alle angenehm sein. Aber mit ihnen lässt sich arbeiten.

Abwarten kostet auch

Viele Unternehmen sind in einer Warteposition. Man beobachtet, was andere tun, hofft, dass sich die Lage klärt, und schiebt die Entscheidung auf. Das ist nachvollziehbar, Flächenentscheidungen sind langfristig, teuer und schwer umkehrbar.

Nur hat auch das Abwarten einen Preis. Jeden Monat zahlt man für Flächen, die niemand braucht. Und man verpasst die Gelegenheit, das Büro zu einem Ort zu machen, an den die Leute gern kommen.

Ändern wird sich etwas. Offen ist nur, ob Sie es steuern oder ob es Ihnen passiert.

Dieser Artikel eröffnet unsere Reihe zu neuen Arbeitswelten und Flächenmanagement. Wie man an belastbare Belegungsdaten kommt, darum geht es in einem der nächsten Beiträge. Was wir dabei konkret tun, steht unter Neue Arbeitswelten.